Nachdem der Entscheidungsbedarf festgestellt wurde, sollte zunächst ermittelt werden, welche Software grundsätzlich infrage kommt. Die Entscheidungskriterien sollten festgelegt und — beispielsweise durch Tests von Demoversionen — validiert werden. Nach der Auswertung der schriftlichen Testergebnisse und der Entscheidung für eine Software sollten die Gründe für diese Entscheidung möglichst ausführlich festgehalten werden. Die Protokolle der Testergebnisse und der Begründung können zum Beispiel dann sinnvoll sein, wenn es später einmal um die Frage geht, ob ein Update auf eine neue Version der Software durchgeführt oder zu einer Alternative gewechselt werden soll.
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