Bei der Auswahl von Software sollten die gewünschten Funktionen an erster Stelle stehen: Welche Daten können damit verwaltet oder bearbeitet werden, und welche Funktionen stehen zur Bearbeitung zur Auswahl? Kann die Software durch Plugins um fehlende Funktionen erweitert werden? Was die technischen Anforderungen betrifft, dürfte in einem Unternehmen relevant sein, wie gut sich die Software in die bestehende IT-Landschaft einfügt, außerdem die Frage, ob sie auf der vorhandenen Hardware lauffähig ist oder dafür neue Hardware angeschafft werden muss. Hinsichtlich der Architektur der Software können unter anderem die Bedienbarkeit und die Möglichkeit, die Software an eigene Bedürfnisse und Arbeitsabläufe anzupassen, entscheidend sein.
Zusätzlich können noch weitere Kriterien die Entscheidung für oder gegen eine bestimmte Software beeinflussen: Kommen beispielsweise außer den Kosten für die Anschaffung noch weitere Kosten für Schulungen, Support oder Updates hinzu? Wie schnell reagiert der Hersteller, wenn Fehler in der Software bekannt werden? Ist zu erwarten, dass der Hersteller das Programm in einigen Jahren noch weiterentwickelt? Ist die Software so weit verbreitet, dass man von neuen Mitarbeitern erwarten kann, bereits mit ihr vertraut zu sein? Und so weiter.